Maximale E-Mail-Sicherheit mit minimalem Aufwand: Der SPF, DKIM & DMARC-Leitfaden für Unternehmen

Ob du nun ein kleines oder mittelständisches Unternehmen (KMU) leitest oder für das Versenden von Newslettern verantwortlich bist, die kommenden Änderungen werden dich betreffen. Und zwar ziemlich stark.

Ab 2024 führen große E-Mail-Anbieter wie Google und Yahoo strengere Anforderungen für das Versenden von E-Mails ein. Das Ziel? Mehr Sicherheit und weniger Spam. Aber was bedeutet das konkret für dich und dein Unternehmen?

Für KMUs und Newsletter-Versender wird es essentiell, die E-Mail-Authentifizierungsstrategien zu überdenken. Es reicht nicht mehr aus, nur SPF, DKIM und DMARC einzurichten. Du musst am Ball bleiben und auf die Änderungen in den E-Mail-Richtlinien reagieren.

Jetzt denkst du vielleicht: „Das klingt kompliziert.“ Aber keine Sorge, ich zeige dir, wie du dich optimal vorbereiten kannst. In diesem Artikel erfährst du alles, was du über SPF, DKIM und DMARC wissen musst, und wie du deine E-Mail-Kommunikation sicher und erfolgreich gestaltest. Bist du bereit? Dann lass uns starten!

Grundlagen der E-Mail-Sicherheit

Bevor wir in die technischen Details eintauchen, lass uns kurz überlegen, warum E-Mail-Sicherheit so wichtig ist. E-Mails sind wie offene Postkarten – ohne Schutz kann jeder sie lesen und sogar fälschen. Und genau hier kommen SPF, DKIM und DMARC ins Spiel.

Was ist E-Mail-Sicherheit und warum ist sie wichtig?

Denk mal darüber nach: E-Mails sind das Herzstück der Geschäftskommunikation. Ein einziger Sicherheitsvorfall kann verheerende Folgen haben – von Datenlecks bis hin zu geschädigtem Ruf. Deshalb ist E-Mail-Sicherheit kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit.

Häufige Bedrohungen für Unternehmens-E-Mails

Phishing, Spoofing, Malware – klingt wie ein Bösewichte-Lineup aus einem Cyber-Thriller, oder? Leider sind das reale Bedrohungen. Phishing-E-Mails täuschen oft bekannte Identitäten vor, um sensible Informationen zu stehlen. Spoofing kann deine Identität fälschen, um anderen zu schaden. Und Malware? Nun, das kann alles Mögliche anrichten.

Aber keine Sorge. Mit den richtigen Werkzeugen an deiner Seite kannst du diese Bedrohungen abwehren. Lass uns damit beginnen, wie SPF, DKIM und DMARC dir dabei helfen können.

Bist du bereit, deine E-Mail-Sicherheit auf das nächste Level zu heben? Dann schnall dich an, denn jetzt geht’s los!

Teil 1: SPF (Sender Policy Framework)

Einführung in SPF

SPF steht für „Sender Policy Framework“ und ist dein erster Verteidiger im Kampf gegen E-Mail-Missbrauch. Es überprüft, ob die E-Mail von einem autorisierten Server gesendet wurde.

Vorteile von SPF für Unternehmen

Stell dir vor, SPF ist wie ein Türsteher in einem exklusiven Club. Er überprüft die Gästeliste und stellt sicher, dass nur die eingelassen werden, die auch wirklich eingeladen sind. So funktioniert SPF: Es verhindert, dass Betrüger E-Mails in Deinem Namen verschicken. Das ist besonders wichtig, um Phishing und Spoofing zu bekämpfen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung von SPF

Hier kommt die gute Nachricht: SPF einzurichten ist nicht kompliziert. Du fügst einfach einen SPF-Eintrag in deinen DNS-Einstellungen hinzu. Dieser Eintrag listet alle Server auf, die berechtigt sind, E-Mails für deine Domain zu senden.

Schritt 1: SPF-Eintrag erstellen

Zuerst musst du einen SPF-Eintrag in Form eines TXT-Eintrags in deinen DNS-Einstellungen anlegen. Keine Sorge, das klingt komplizierter als es ist.

Dafür einfach in den DNS-Einstellungen einen TXT-Eintrag anlegen (falls es noch keinen Eintrag gibt, der mit v=spf1 beginnt).

Beispiel-Eintrag:

v=spf1 a mx include:_spf.webhosting.systems include:eu.mailgun.org ip4:80.67.18.15 ~all

// oder

v=spf1 a mx include:newsletter-bsp-domain.de include:ticketsystem-domain-bsp.de ~all

v=spf1 definiert den Beginn des SPF-Eintrag

danach folgen getrennt mit einem Leerzeichen Domains, IPs, oder DNS-Einträge wie a oder mx.

a sagt, dass der DNS-A-Eintrag, als der Webserver, der die Website darstellt, E-Mails versenden darf.

mx sagt, dass der DNS-MX Eintrag – der E-Mailserver also – E-Mails versenden darf.

Weiter können mit include:Domains.de, include:Hosts.com, ip4:IPs, ip5:IP6-IPs von z. B. Newsletter-Anbietern, Support-Ticket-Anbieter o. Ä. eingetragen werden, damit diese auch E-Mails im Namen Deiner Domain versenden dürfen.

• + Pass
  – Fail
  ~ SoftFail
  ? Neutral

~all am Ende sagt, dass alles, was nicht inkludiert ist, abgelehnt wird.

Siehe auch: https://dmarcadvisor.com/de/spf-syntax-tabelle/

Schritt 2: SPF-Eintrag veröffentlichen

Nachdem der Eintrag erstellt wurde, veröffentliche ihn in deinen DNS-Einstellungen. Das signalisiert den E-Mail-Servern weltweit, welche Server E-Mails in deinem Namen senden dürfen.

Schritt 3: SPF-Eintrag testen

Jetzt ist es Zeit, zu testen. Es gibt verschiedene Online-Tools, mit denen du überprüfen kannst, ob dein SPF-Eintrag korrekt funktioniert.

Testtools für SPF

Es gibt viele kostenlose Tools im Internet, die dir helfen können, deinen SPF-Eintrag zu testen. Eines davon ist der »SPF Record Checker«. Gib einfach deine Domain ein, und das Tool zeigt dir, ob alles korrekt eingerichtet ist.

So, jetzt hast du den ersten Schritt in Richtung einer sicheren E-Mail-Kommunikation gemacht. Aber das ist erst der Anfang. Lass uns als Nächstes DKIM unter die Lupe nehmen!

• https://www.spf-record.de/spf-lookup/
• https://mxtoolbox.com/SuperTool.aspx
• https://www.mimecast.com/de/products/dmarc-analyzer/spf-record-check/
• https://easydmarc.com/tools/spf-lookup

Teil 2: DKIM (DomainKeys Identified Mail)

Grundlagen von DKIM

Nachdem du SPF eingerichtet hast, ist es Zeit für DKIM. DKIM steht für »DomainKeys Identified Mail«. Es ist wie ein digitales Siegel für deine E-Mails. Mit DKIM kannst du beweisen, dass deine E-Mails tatsächlich von dir kommen und unterwegs nicht verändert wurden.

Vorteile von DKIM für die Unternehmenskommunikation

Stell dir vor, DKIM ist wie ein persönliches Authentizitätssiegel auf deinen E-Mails. Es sagt den Empfängern: »Diese E-Mail ist echt und wurde nicht manipuliert«. Das stärkt das Vertrauen in deine Geschäftskommunikation und schützt vor E-Mail-Spoofing und Manipulation.

Implementierung von DKIM

Die Einrichtung von DKIM ist etwas technisch, aber keine Sorge, ich führe dich Schritt für Schritt durch den Prozess.

Schritt 1: DKIM-Schlüsselpaar erstellen

Zuerst musst du ein öffentliches und ein privates Schlüsselpaar erstellen. Der öffentliche Schlüssel wird in deinen DNS-Einstellungen hinterlegt, während der private Schlüssel sicher auf deinem E-Mail-Server aufbewahrt wird.

Am besten eine Key-Länge von mindestens 2048 – besser 4096 nehmen.

Schritt 2: DKIM-Eintrag im DNS hinzufügen

Nächster Schritt ist das Hinzufügen des öffentlichen Schlüssels zu deinen DNS-Einstellungen. Das ist ähnlich wie bei SPF, nur dass hier dein DKIM-Schlüssel eingetragen wird.

Schritt 3: DKIM in deinem E-Mail-System konfigurieren

Jetzt musst du sicherstellen, dass deine ausgehenden E-Mails mit dem privaten Schlüssel signiert werden. Dies geschieht normalerweise auf deinem E-Mail-Server oder in der E-Mail-Software.

Quelle des Generators: https://easydmarc.com/tools/dkim-record-generator

Testtools für DKIM

Um zu überprüfen, ob DKIM korrekt eingerichtet ist, kannst du wieder auf Online-Tools zurückgreifen. Der »DKIM Validator« ist ein solches Tool, das dir hilft, deine DKIM-Signaturen zu testen und sicherzustellen, dass alles korrekt funktioniert.

Alternativ zum DKIM Testen gibt es z. B. noch: https://dmarcadvisor.com/de/dkim-validator/

Mit DKIM an deiner Seite hast du nun eine weitere starke Schicht zum Schutz deiner E-Mails hinzugefügt. Aber wir sind noch nicht fertig. Als Nächstes schauen wir uns DMARC an, das die Sicherheit deiner E-Mail-Kommunikation auf das höchste Level hebt. Bleib dran!

Teil 3: DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance)

Was ist DMARC?

Jetzt, wo SPF und DKIM in deinem Arsenal sind, ist es Zeit, das Trio mit DMARC zu vervollständigen. DMARC steht für »Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance«. Es ist wie der Kapitän deines Sicherheitsteams, der sicherstellt, dass alles reibungslos läuft und berichtet, wenn etwas schiefgeht.

Vorteile von DMARC für Unternehmen

DMARC gibt dir die Kontrolle darüber, wie E-Mails behandelt werden sollen, die die SPF- und DKIM-Überprüfungen nicht bestehen. Du kannst entscheiden, ob solche E-Mails abgelehnt, in Quarantäne gestellt oder normal zugestellt werden sollen. Es ist wie ein zusätzliches Sicherheitsnetz, das dir auch wertvolle Einblicke in deine E-Mail-Performance bietet.

Einrichtung von DMARC

Die Einrichtung von DMARC ist der entscheidende Schritt, um dein E-Mail-Sicherheitssystem zu vervollständigen.

Schritt 1: DMARC-Richtlinie definieren

Zuerst musst du eine DMARC-Richtlinie erstellen, die festlegt, wie mit E-Mails umgegangen werden soll, die SPF und DKIM nicht bestehen. Diese Richtlinie wird in deinen DNS-Einstellungen als TXT-Eintrag hinzugefügt.

Schritt 2: DMARC-Eintrag im DNS hinzufügen

Füge den DMARC-Eintrag zu deinen DNS-Einstellungen hinzu. Dieser Eintrag beinhaltet deine Richtlinie und die Adresse, an die Berichte über die E-Mail-Aktivitäten gesendet werden sollen.

_dmarc.deineDomain.de als TXT Eintrag und dann als z. B. v=DMARC1;p=reject;pct=100 (direkt alles, was SPF & DKIM nicht besteht, ablehnen) oder v=DMARC1;p=quarantine;pct=100 (durchstellen, was SPF & DKIM nicht besteht, aber als SPAM markieren)

Schritt 3: DMARC-Richtlinie testen und anpassen

Nachdem du DMARC implementiert hast, solltest du deine Einstellungen regelmäßig überprüfen und anpassen. Die Berichte, die du ggf. erhältst, helfen dir dabei, Probleme zu identifizieren und deine E-Mail-Sicherheit weiter zu optimieren.

Testtools für DMARC

Um deine DMARC-Einstellungen zu überprüfen, kannst du Tools wie den »DMARC Analyzer von MX Supertools nutzen« nutzen. Diese Tools helfen dir, deine DMARC-Berichte zu verstehen und geben Hinweise, wie du deine E-Mail-Sicherheit weiter verbessern kannst.

Mit DMARC an Bord hast du jetzt ein vollständiges Sicherheitssystem für deine E-Mails. Du kannst dir sicher sein, dass deine E-Mail-Kommunikation geschützt ist und du gleichzeitig wertvolle Einblicke in deren Performance erhältst.

Das war’s! Du bist jetzt bestens gerüstet, um deine E-Mail-Sicherheit auf ein neues Level zu heben. Denk immer daran: E-Mail-Sicherheit ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Bleib wachsam, passe deine Einstellungen an und halte dein Wissen aktuell. Viel Erfolg!

Integration und optimale Nutzung

Jetzt, wo du SPF, DKIM und DMARC eingerichtet hast, ist es wichtig, sie optimal zu nutzen und nahtlos zu integrieren. Hier sind einige Tipps und Tricks, um das Beste aus diesen Sicherheitstools herauszuholen:

Zusammenführung von SPF, DKIM und DMARC

Die wahre Stärke dieser Tools liegt in ihrer Kombination. Sie arbeiten Hand in Hand, um deine E-Mail-Kommunikation zu schützen.

• SPF sorgt dafür, dass E-Mails nur von autorisierten Servern gesendet werden.
• DKIM bestätigt die Authentizität und Integrität der E-Mail-Inhalte.
• DMARC nutzt SPF und DKIM, um die Behandlung von E-Mails zu steuern und liefert dir Berichte über ihre Performance.

Best Practices für eine effektive E-Mail-Sicherheitsstrategie

1. Regelmäßige Überprüfung: E-Mail-Sicherheit ist kein »Set-and-Forget«-System. Überprüfe regelmäßig deine SPF-, DKIM- und DMARC-Einstellungen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert.
2. Anpassung und Feinabstimmung: Basierend auf den DMARC-Berichten kannst du deine Einstellungen anpassen und optimieren. Manchmal können kleine Änderungen einen großen Unterschied machen.
3. Mitarbeiterschulung: Deine Mitarbeiter sollten über die Grundlagen der E-Mail-Sicherheit informiert werden. Das Bewusstsein für Phishing-Versuche und verdächtige E-Mails ist ein wichtiger Bestandteil deiner Sicherheitsstrategie.
4. Aktualisierung der Technologie: Die Welt der Cyber-Sicherheit entwickelt sich ständig weiter. Halte deine Systeme auf dem neuesten Stand und sei offen für neue Sicherheitstools und -praktiken.

Abschließende Gedanken

Mit SPF, DKIM und DMARC hast du einen starken Schutzschild für deine E-Mail-Kommunikation erstellt. Diese Tools sind nicht nur für große Unternehmen, sondern auch für kleine und mittelständische Betriebe unerlässlich. Sie bieten eine solide Basis für eine sichere und vertrauenswürdige Kommunikation mit Kunden, Partnern und Mitarbeitern.

Denk daran, E-Mail-Sicherheit ist ein laufender Prozess. Mit der richtigen Einstellung, regelmäßigen Überprüfungen und Anpassungen kannst du sicherstellen, dass dein Unternehmen vor E-Mail-basierten Bedrohungen geschützt bleibt.

Vielen Dank, dass du dir die Zeit genommen hast, diesen Leitfaden zu lesen. Ich hoffe, er hilft dir dabei, deine E-Mail-Kommunikation sicherer zu machen. Bleib sicher und geschützt!

Zusammenfassung

Du hast es geschafft! Wir haben gemeinsam die Welt der E-Mail-Sicherheit erkundet und gesehen, wie SPF, DKIM und DMARC dein Unternehmen schützen können. Hier eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:

• SPF hilft dabei, zu bestätigen, dass E-Mails nur von autorisierten Servern gesendet werden.
• DKIM bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene, indem es die Echtheit und Unverfälschtheit der E-Mail-Inhalte garantiert.
• DMARC kombiniert SPF und DKIM und gibt dir die Kontrolle darüber, wie E-Mails, die die Sicherheitsüberprüfungen nicht bestehen, behandelt werden. Es liefert zudem wertvolle Berichte.

Diese Technologien sind unverzichtbar, für jedes Unternehmen, das Wert auf sichere E-Mail-Kommunikation legt. E-Mail-Sicherheit ist jedoch kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Bleibe immer wachsam, passe deine Einstellungen an und halte dein Wissen aktuell.

Ausblick auf die Zukunft der E-Mail-Sicherheit

Die digitale Welt entwickelt sich ständig weiter, und mit ihr die Methoden der Cyberkriminellen. Es ist daher entscheidend, dass auch deine Sicherheitsmaßnahmen mit der Zeit gehen. Bleibe auf dem Laufenden über neue Entwicklungen im Bereich der E-Mail-Sicherheit und sei bereit, deine Strategien entsprechend anzupassen.

Schlussworte

Ich hoffe, dieser Leitfaden hat dir geholfen, ein besseres Verständnis für E-Mail-Sicherheit zu entwickeln und wie du dein Unternehmen mit SPF, DKIM und DMARC effektiv schützen kannst. Denke daran, Sicherheit ist eine Reise, kein Ziel. Mit den richtigen Werkzeugen und Kenntnissen bist du auf dem besten Weg, deine E-Mail-Kommunikation sicher und zuverlässig zu gestalten.

Bleib sicher und bis zum nächsten Mal!